标准化PPT制作技巧

1. 前言

1.1 说在最前面

内部交流可以用结构清晰的钉钉文档作为演讲材料。但在比较重要的内部汇报场合和对客场景，PPT还是最常用的内容载体。

我个人没有任何平面设计相关经验，自认PPT制作水平也只是及格线水平。不过只要能达到及格线水平，基本可以让我们在对客交流场景，不会因为PPT不及格而给产品或方案拖后腿。

掌握标准化PPT制作技巧，是帮助我们能达到及格水平的PPT水准。

“ A person can have the greatest idea in the world, but if that person can not convince enough other people, it doesn’t matter.” - 格雷戈里·伯恩斯（Gregory Berns）

此外，制作PPT的本质是信息提炼与结构化表达。制作PPT的过程也可以帮助我们梳理思路，把事情想得更清晰。

1.2 在AI可以制作PPT的时代

AI可以帮助节省制作的精力，并保证设计水平的基线。

但AI不知道你的目标、受众和语境。你需要能够判断：

• AI生成的内容是否逻辑清晰？
• 是否符合听众的认知水平？
• 是否准确传达了核心信息？

如果你不具备判断能力， 有可能得到一个“看起来很美但逻辑混乱”的PPT。

以下的内容包含一些经过验证的PPT制作原则、设计理念。让你能理解为什么AI这么设计，能判断是否符合你的目标，写好提示词指导AI进行优化。

考虑到易于调整，我个人还是习惯性手工制作自用的PPT

2. PPT制作流程

典型误区1：接到任务就直接开始动手画PPT

个人建议的步骤：

1. 了解你的听众（职位/层级/需求）
2. 确定PPT框架

• 用XMind脑图整理思路，确定大章节
• 根据信息密度拆分页数
• 创建只包含标题的PPT框架

3. 每一页的内容设计

• 整理每一页的内容素材
• （可选）根据每页要表达的内容找参考PPT

4. 每一页的页面设计

• 将内容以合适的页面设计画出来

Xmind脑图的作用是帮助你在一个屏幕上把握住整体目标，降低偏题的可能性。并且便于把握章节之间的逻辑关系。使用XMind方便调整，当然你也可以用你习惯的工具。

如果是多人分工合作，可以在第3步创建完PPT框架后，在标题后添加（姓名），将每页的注意点写在备注里，然后分发给协作者。

3. 确定PPT框架

3.1 常见PPT分类与对应的章节

根据不同的分类，可以套用现成的PPT章节模板。

PPT根据目的，主要可以分为两类：

1. 汇报用途
2. 说明用途

3.1.1 汇报用途

这类PPT的听众通常是期望了解“结果”。

以项目汇报为目标的PPT为例，常见的结构：

1. 工作回顾（目标和时间表）
2. 关键成果/进展
3. 存在的问题/风险挑战
4. （可选）经验总结/方法论沉淀
5. 下一步计划

3.1.2 说明用途

这类PPT的听众通常是期望了解“解决方案”。

以对客介绍产品或方案为目标的PPT为例，常见的结构：

1. 痛点与挑战
2. 解决方案概述
3. 核心功能与亮点
4. 成功案例
5. 实施与服务支持

对于内部介绍方案的PPT，可参考的结构：

1. 背景与业务意义
2. 业界已有方案介绍
3. 遇到的第一个问题与解法
4. 遇到的第二个问题与解法
5. 最终解决方案与落地效果
6. 展望

3.2 PPT页数

3.2.1 总页数控制

合适的翻页频率差不多是平均1.5分钟一页。

• 太过频繁的翻页会分散听众的注意点。
• 在1个页面上上停留过久会让听众感觉乏味。

注意这个时长不是固定的。对于核心内容的几页，通常会放2分钟或更长时间。而开场页或收尾页通常放的时间更短。

汇报的时间有限。通常对客汇报的时间只有30分钟到50分钟。

其中通常还包括1/3以上的自由交流和答疑时间，或可能有一些现场演示。所以实际讲的时间可能只有20分钟到35分钟。

按照实际讲20分钟为例，PPT适合的页数=20/1.5=13页。

3.2.2 章节页数分布

以前述的PPT结构为例，页数分布参考：

1. 痛点与挑战：2页
2. 解决方案概述：3页
3. 核心功能与亮点：4个功能点，总计4页
4. 成功案例：2个案例，每个1页，总计2页
5. 实施与服务支持：2页
   总计：2+3+4+2+2=13页

3.3 当你要讲的是别人的PPT

在对客场景，常见的场景是一份通用的对客PPT来讲。

针对这类情况，我个人的2个习惯：

1. 按照我讲的思路和逻辑进行微调
   每个PPT制作者有一些个人的表达习惯，如果和我的表达习惯不符，我讲的时候就会思维受阻，连带着影响听众的接收质量。所以我可能会按照个人习惯对每页里的内容，以及页的顺序做一些调整。

2. 根据实际演讲时长，隐藏部分页
   按照你对听众的理解，他们可能对部分页不太感兴趣。最好提前就把那些页隐藏起来。
   相比实际讲的时候说“我们跳过这一页”，这样更容易保持思维的连贯性。

4. PPT内容设计

误区：把PPT当成讲稿，把演示时所有要说的话都变成文字做到PPT里，演示时只是读PPT。

我们可以通过3种方式来改善：

1. 列举（并压缩）信息点
2. 删减非必要的信息点
3. 提炼文字内容

4.1 列举（并压缩）当页的信息点

我个人不那么擅长表达，所以会尝试用一些技巧来弥补。最常用的方法就是“逐条列举”。即开场就告诉对方：“要点有3个”，然后将我要表达的内容归类为3点来表述。

4.1.1 为什么是“3点”？

要让听众真正理解并记住内容，必须控制信息密度。
参考“米勒法则”（Miller’s Law）：普通人短期记忆能同时处理 7±2 个信息块。但这个原则不适用于汇报交流现场。实际上在听别人说明时，人能够记住的信息也就是3个，最多4个。
最终目标：让听众在10秒内就理解PPT上的主干信息点，减轻理解负担。并随着你的演讲了解PPT上更多细节和PPT上没有的信息。
你可能会注意到本文的主干内容也分为了3个章节：PPT框架、PPT内容设计、PPT页面设计。

4.1.2 如何调整信息点数量

如果我们要表达的信息点超过了3点，可以参考《金字塔原理》中的一些原则进行调整：
任何一组思想，都应该按照逻辑顺序进行归纳和分组，形成一个金字塔结构：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。
‒ 芭芭拉·明托

以一页介绍办公平台的功能的PPT页为例。
错误范例：

标题：我们的产品包含以下9大核心功能：
- 用户管理
- 权限控制
- 数据加密
- 多端同步
- 智能搜索
- 工作流引擎
- 报表生成
- 第三方集成
- 实时通知

听众看到上面这页时，通常眼睛扫过就放弃阅读，甚至会由于认为过于复杂，带来负面效应。

4.1.3 第1版修改

按照基础功能+高级功能，拆分为两页：

标题：我们的产品包含以下5大基础功能：
- 用户管理
- 权限控制
- 工作流引擎
- 报表生成
- 实时通知

4大高级功能：
- 智能搜索
- 数据加密
- 多端同步
- 第三方集成

我们初步实践了《金字塔原理》里提到的原则：

• 先拆分为基础功能和高级功能
• 基础功能和高级功能之间有递进关系

4.1.4第2版修改

上面的第1版修改还有一些缺点：拆分为两页后，会导致内容的割裂感。

所以也可以考虑调整归类方式：

标题：4大核心特性，驱动高效协作
- 安全（统一用户权限管理、加密）
- 协同（工作流、多端同步、实时通知）
- 数智（搜索、报表）
- 扩展（第三方集成）

4.2 删减非必要的信息点

PPT不是产品手册，不要讲所有的点事无巨细地都列出来。当你了解你的受众后，可以将你的受众不关心的点移除掉。

以前述的范例，当你的听众偏管理而非技术，那可能不太会关注“可扩展”，可考虑移除。如果客户现场关注的话，口头解释即可。

4.3 提炼内容

对于每个信息点，最好10~20字内说清楚。几个技巧：

• 只使用名词或动词+名词结构: 去掉“的”“了”“进行”“开展”“有关”等虚词。

  • eg. 正在进行用户调研 -> 用户调研中 / 已收集15份调研问卷

• 避免被动语态: 将被动语态改为主动语态

  • eg. 问题已被解决 > 已解决问题

• 用数字或符号代替描述: 例如用“✓”替代“已完成”。

  • eg. 已完成用户调研 -> ✓用户调研

• 用数字代替描述: 数字更具冲击力，也更简洁

  • eg. 已完成用户调研 ->✓15份调研问卷

• 能用图，就不用字: 图表 > 表格 > 文字

  • eg. 需求收集、方案设计、开发、测试、上线五个阶段 -> 改为5步流程图

考虑到部分PPT，可能不一定有机会现场对客户讲，而是直接发给客户。这种情况下也可以考虑文字量稍多一些，不一定刻板地遵循20字的原则。

4.4 标注术语

在制作PPT时，以“无相关背景的人员也能看懂”作为标准。如果是必须要加的缩写，可以用灰色小字在不显眼的地方补充解释。

有些时候可能不一定是故意用术语或缩写来炫技，而是没有意识到。这就需要在写完review的时候换位思考一下。

5. PPT页面设计

5.1 品牌视觉规范

如果公司有专门的品牌视觉规范，提供了公司PPT模板，那么对于技术人员可以省很多力。

大型发布会场合，PPT的背景会选用深色。黑色的背景可以更加沉浸，也减少观众受到的干扰。但对于技术演讲的场合，PPT的背景通常会选用白色。

5.2 色彩选择

对于技术演讲PPT，基本使用一种主色调就够了。品牌规范里的其他色系对于我个人来说压不住。

• 对于蓝色色系的模板，就选择深蓝色+浅蓝色+黑白灰
• 对于橙色色系的模板，就选择橙色+浅橙色+黑白灰

5.3 字体

• 中文字体推荐阿里巴巴普惠体。
• 英文字体：Arial

注意：整篇PPT使用同一字体，体现专业度。如果是从其他PPT里借用了素材，注意调整字体。

5.4 字号

• 大标题：Bold，54磅
• 副标题：32磅
• 内容
  • 小标题：28磅。可视情况选用Bold
  • 内容：24磅

有在客户现场讲过的都知道，一旦客户会议室稍大，20号以下字体在后排几乎看不清。
所以能用24号就尽量用24号。如果文字相对较多，用24号排列不好看，可考虑统一用22号。非重要标注可以考虑用20号深灰色字体。

不要使用18号及以下的字体。

5.5 icon

来源：https://www.iconfont.cn/

常用图标可以优先选择“官方图标库”：https://www.iconfont.cn/collections/index?type=1

以及其中的阿里云官网图标库：https://www.iconfont.cn/collections/detail?cid=16472

我个人倾向于图标色系选择深灰色的（#707070）。好处有几点：

1. 兼容深色系和浅色系模板
2. 兼容蓝色系和橙色系模板
3. 不像纯黑色那么强烈
   总结来说就是万一换模板也不用换图标，省心省事。
   此外我个人偏好使用更“空心”的图标，而非偏“实心”的图标，偏轻盈一些。

5.6 图片素材

选择合规的图片素材
不过对于技术演讲PPT，通常不太会用得着。

5.7 总结

• 1种字体
• 4种字号：54磅标题 + 32磅副标题 + 28磅小标题 + 24磅内容
• 同1色系：深蓝色+浅蓝色+黑白灰 / 橙色+浅橙色+黑白灰

5.8 设计原则

设计的4 大基本原则：

• 亲密性（Proximity）
• 对比（Contrast）
• 重复（Repetition）
• 对齐（Alignment）

5.8.1 亲密性（Proximity）

将彼此相关的元素靠近。如果多个元素相互之间存在很近的亲密性，它们就会成为一个视觉单元，而不是多个孤立的元素。
此外，相近元素的聚拢也能为页面留出更多的空白，避免页面的拥挤。

如果页面已经太过拥挤，就适当地缩小字号，按段落分开，然后通过添加编号或者通过首字放大将段落区分得更明显。

5.8.2 对比（Contrast）

对比的基本思想是，要避免页面上的元素太过相似。
如果元素（字体、颜色、大小、线宽、形状、空间等）不相同，那就干脆让它们截然不同。

5.8.3 重复（Repetition）

让设计中的视觉要素在整个作品中重复出现。可以重复颜色、形状、材质、空间关系、线宽、字体、大小和图片等等。既能增加条理性，还可以加强统一性。

此外，在不同页之间也要注意重复。对于相似的内容，尽量让布局方式统一。这也是为了降低听众的理解成本，更快速地找到该页中关注点的信息。
比如客户案例页面，尽量让几个案例的“需求”、“客户价值”、“落地方案”的布局位置相同。

5.8.4 对齐（Alignment）

每个元素都应当与页面上的另一个元素有某种视觉联系。具体实施上，就是：

• 图片边缘与文字边缘对齐
• 多个元素之间横向/纵向对齐
• 对齐到网格

注意：居中对齐时，元素的两边都可能对不齐，因此看起来没有那么规整。所以一般默认推荐左对齐。

光靠人手工对齐会比较吃力，多使用PPT中的对齐。

5.9 其他设计建议

5.9.1 内容的显示顺序

听众的视角从左上起，至右下结束。在设计PPT页面的时候遵循这个目光移动的顺序，来体现内容的逻辑。

• 如果内容包含时间顺序，那更早的时间在左侧，更晚的时间在右侧
• 如果内容包含数据流转方向性，那尽量让节点从左往右流转。
• 如果内容包含从抽象层面的上下关系，比如IaaS、PaaS、SaaS，那IaaS在最下方，SaaS在最上方

5.9.2 留白

在页面里至少留出30%的空白，不要塞得太满满当当。
除了能带来更好的观看体验，也能帮助听众更快找到关键内容。

5.9.3 减少线条

页面上有过多的线条会显得繁杂。有两种方式可以改进：

1. 用相对较浅的背景颜色来代替线条。
2. 调整文字的间距，留出足够的距离

5.9.4 动画效果

技术类PPT通常不太需要花俏的动画效果，一般不需要费心去添加。

5.10 技术演讲PPT常见页面布局参考

• 左右结构: 左边是架构图，右边是描述的文字，顶部副标题是文字概括说明。
• 3个特征列举: 采用左中右结构。
• 4个特征列举: 通常是中心对称结构。左侧2个，右侧2个。
• 客户案例: 分为左上+左下+右侧三大部分。通常为：客户画像+业务挑战+解决方案，或者：需求+客户价值+解决方案。

6. 对客PPT注意点

6.1 合规

如果是公开对外场合的演讲和分享，代表的是公司的技术品牌和形象，始终保持合规意识。合规也是对每位技术同学的保护。
主要注意点包括：

• 数据安全：在准备材料的时候，必须留意PPT内容是否涉及敏感数据，即使是对内的技术分享，考虑到PPT外泄的风险，如果有涉及系统截图或图表的，也尽量对图片进行打码，对图表中的数据进行脱敏。
• 系统安全：演讲和PPT中避免包含真实系统信息，包括网络拓扑、真实IP，避免在源代码中包含敏感字段（账户、密码、Access Key等）。这是以防PPT被黑客获取，使公司受到攻击。一些关键信息可以采用简化、模糊等方法进行处理。
• 保密项目：不要涉及公司的涉密项目
• 表述中立：表述的时候保持客观中立的观点，实事求是，就事论事。这个包括了对自己公司的，也包括了对竞争对手的。例如，如果有同学抱怨公司的技术效率差，本意可能是想体现出自己项目的拔尖，但客观上会对外部人员带来不好的刻板印象。涉及其他公司时，避免说其他公司的坏话。
• 专利：需要具备保护公司知识产权和技术竞争力的意识。对于还没有申请技术专利的技术内容，在申请前尽量避免公开。
• 版权：对外演讲中，使用的素材尽量从可信源下载。如果使用从网上任意下载的图片、照片、视频、音乐、字体、品牌LOGO，可能会产生法律风险。
• 其他合规事项：
  • 规范使用地图，从国家资源部网站(http://bzdt.ch.mnr.gov.cn/)获取
  • 涉及香港澳门台湾
  • 新华社新闻信息报道中的禁用词和慎用词

6.2 对外数据披露

发给客户的材料需要走对外数据披露。

7. 更多参考资料

• 《写给大家看的设计书》
• PPT，要你好看》
• 你就是干不过做PPT的》