管理-远程办公项目管理经验总结

疫情期间积累了一些远程办公条件下的项目管理经验,稍微整理一下。我司从企业文化到网络硬件,不太具备远程办公的基因,要补课的地方就额外多。

1. 按小团队划分并设定第一责任人

亚马逊CEO贝索斯提到过一个原则:如果两个披萨饼都喂不饱一个团队,那么这个团队可能就太大了。按照这个逻辑,我的团队可能只能容纳两个人。。。
玩笑开完了。但事实就是,对于一般人来说,能较好管理5~6个就已经是不错了。当团队人数超过这个规模,需要将团队拆分为6-10人的小团队规模,增加汇报层级,才能管得过来。
每个小团队可以包含前端、后端和测试,而数据库、UI等共享资源单独一个团队。

对每个小团队需要指定一个第一责任人(以下简称“责任人”)。这个责任人需要有以下的素质:

  • 对小团队成员知根知底
  • 快速响应的执行力和跟进能力
  • 对任务目标有充分的理解

2. 通知走大群,信息收集走小群

2.1 通知

远程办公期间的通知事项会比较多。邮件通知方式不能确保所有人都会在第一时间查看邮件。
通过即时通信的群通知,可以确保绝大部分人都能第一时间看到并响应。
即时通信大群的注意点:

  • 大群要求对于一般消息不要回复“收到”、“1”、“了解”等确认信息
  • 不得灌水,仅作通知用
  • 有疑问可以提。这样回复了一个人后,其他有同样问题的人也可以得到回复了

2.2 信息收集

当需要收集例如“疫情期间所在地”、“可以使用的远程办公方式”、“工作日报”等信息,还是通过小团队来分别收集效率较高。
如果只将问卷发在大群里,到了截止时间总会有那么一两个人没填。这就要靠负责人call电话等方式来催。

3. 小团队工作形式

分派工作也以小团队为粒度。
当责任人收到任务后,需要进行以下的日常管理工作:

  • 给出所承担工作的评估结果及具体计划
  • 制定具体开发人员的工作计划
  • 小团队内每日晨会,跟进进度,整理问题
  • 晚上下班前收取工作日报
  • 将小团队内部无法解决的问题向上反应到项目经理,并及时跟进进展

4. 每日晨会

网络会议的特点就是很容易发生两个人同时讲话,然后两个人注意到后又同时沉默。这会影响会议效率。所以每日晨会建议由一个人单独主持。内容包括:

  • 整体通知事项
  • 小团队各人当前的问题和风险
  • 前一天收集到的问题的反馈
  • 自由发言,收集当天新的问题

项目经理/责任人在会后私下和提出问题的人沟通,并在第二天晨会上公布问题进展。
晨会尽量固定时间,保持精简,尽量不超过15分钟。

5. 进度检视会/专题事项会

  • 主持人或项目经理提前1天发会议邀约
  • 大团队的管理者和项目经理需要制定项目整体跟踪事项表。事项表列出具体事项、责任团队、各阶段时间节点、进度百分比等
  • 每周1次或2次开大团队的进度检视会,小团队责任人参加。内容包含团队内同步各事项进度。着重解决需要团队间协同的事项
  • 会议中安排1个人记录会议纪要,并在会后发给所有与会人员

6. 协同

远程办公带来的最大挑战是协同。对协同最重要的是文档。
文档的形式可以是传统Word或Excel文档,也可以是API平台上的接口文档等。
文档的注意点主要有:

  • 工作内容尽量形成文档或表格,包括且不限于进度表、需求文档、详细设计、数据库设计、测试用例等
  • 文档放在svn等可以版本管理和便于查看的平台上
  • 尽量文档由专人负责编辑,以防提交时冲突
  • 如果必须由多人编辑的文档,可以考虑找在线系统方案替代。例如文档协同、API接口平台等

7. 到场

在限制到场人数的情况下,优先安排以下两类人员到现场:

  • 有管理职责
  • 自我驱动能力差

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